Privacy statement
Eijer∙Jansen∙De Bluts Advocaten is een onafhankelijk advocatenkantoor in Zoetermeer. In dit privacy statement informeren wij u graag over de manier waarop Eijer∙Jansen∙De Bluts Advocaten met uw persoonsgegevens omgaat.
Dit privacy statement is onder meer van toepassing op de verwerkign van persoonsgegevens van (de contactpersonen bij) onze (potentiële) opdrachtgevers, relaties en verwijzers, personen die onze communicatie ontvangen, alsmede op de bezoekers van onze website www.ejbadvocaten.nl.
Eijer∙Jansen∙De Bluts Advocaten is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Van tijd tot tijd kunnen wij dit Privacy statement aanpassen, bijvoorbeeld wanneer er aanpassingen zijn in de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of als dit nodig is op basis van de regelgeving. Over essentiële wijzigingen zullen wij u informeren.
1. Dit Privacy statement is van toepassing op alle personen die deze website bezoeken of op degenen van wie Eijer∙Jansen∙De Bluts Advocaten in het kader van haar juridische dienstverlening persoonsgegevens verwerkt, zoals onze (potentiële) opdrachtgevers, relaties en verwijzers en de contactpersonen daarbij, ontvangers van onze uitingen, zoals nieuwsbrieven, bezoekers van onze website www.ejbadvocaten.nl en personen die anderszins contact met ons opnemen of van wie wij anderszins persoonsgegevens verwerken in het kader van onze dienstverlening.
2. De persoonsgegevens die wij van u verwerken zijn:
- Persoonsgegevens door u aan ons verstrekt (waaronder persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van uw zaak door onze advocaten, zoals naam, adres, telefoonnummer en identiteitsdocumenten, persoonsgegevens die zijn ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren, alsmede contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken of andere bijeenkomsten);
- Persoonsgegevens die inzicht geven in het gebruik van onze website of andere elektronische communicatiemiddelen (waaronder het IP-adres dat wordt gebruikt om de belangstelling voor onze website te meten, uw surfgedrag op onze website, zoals gegevens over bezoeken, de bezochte pagina’s en de manier waarop door de website wordt genavigeerd; en
- Persoonsgegevens verkregen uit ander bronnen (waaronder persoonsgegevens die beschikbaar zijn op openbare sociale media, zoals LinkedIn, persoonsgegevens verkregen uit het handelsregister en uit het kadaster en persoonsgegevens op andere openbare websites, zoals bedrijfswebsites).
3. Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer dit is toegestaan. Deze bevoegdheid kan gebaseerd zijn op de volgende grondslagen:
- Toestemming (deze toestemming kunt u altijd weer intrekken).
- Noodzakelijkheid (indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is).
- Wettelijke verplichting (de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht advocaten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen, waaronder een kopie van een identiteitsbewijs).
Gerechtvaardigd belang (indien wij een gerechtvaardigd belang hebben bij verwerking van persoonsgegevens en daarmee geen onevenredige inbreuk wordt gemaakt op uw privacy, bijvoorbeeld voor het versturen van een uitnodiging of het aanbieden van diensten).
4. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:
- In verband met de uitvoering van de juridische diensten die door onze advocaten worden geleverd.
Indien u een zaak in behandeling geeft aan een advocaat, worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook kunnen er gegevens van betrokken partijen verwerkt worden. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, afhankelijk van de aard van de zaak (om juridische procedures te kunnen voeren en geleverde diensten te factureren, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, waaronder de Wwft, de Voda en de AWIR). Op basis van de Verordening op de advocatuur (Voda) zijn wij verplicht ons te vergewissen van de identiteit van onze cliënten of hun vertegenwoordigers. Dit gebeurt aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Het documenttype en documentnummer worden opgeslagen om aan te tonen dat hieraan is voldaan. In het kader van de Wwft gelden ruimere bewaarverplichtingen. Indien de dienstverlening valt onder de Wwft, wordt om deze reden een kopie van het identiteitsdocument bewaard. De Algemene wet Inzake Rijksbelastingen (AWIR) verplicht ons om bepaalde persoonsgegevens te verwerken en te bewaren.
- Om contact met u te onderhouden.
Wij vinden het belangrijk u te benaderen met relevante informatie. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van advocaten zijn beschermd.
- Voor het uitvoeren van evaluaties.
Indien u hiervoor toestemming heeft gegeven, ontvangt u een e-mail met een link naar de evaluatie, een online vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig en kan anoniem. Voorafgaand aan de evaluatie ontvangt u nadere informatie over de manier waarop wij met de verkregen informatie omgaan.
- Om analyses op te stellen
Voor het opstellen van analyses gebruiken wij interactiegegevens (persoonsgegevens verkregen uit contact met u. Bijvoorbeeld over uw gebruik van onze website of ondersteunde applicaties. Dit geldt ook voor offline interacties, zoals hoe vaak er contact is met u), gedragsgegevens (persoonsgegevens die wij verwerken over uw gedrag, zoals uw voorkeuren, mening, wensen en behoeften. Deze gegevens kunnen wij bijvoorbeeld afleiden uit uw surfgedrag op onze website, het lezen van onze nieuwsbrieven of doordat u informatie heeft aangevraagd. Maar ook via gevoerde telefoongesprekken en e-mail contact met onze medewerkers. Informatie verkregen via trackingcookies, verzamelen en gebruiken wij alleen met uw toestemming, die u altijd weer kunt intrekken. Zie hiervoor ook ons cookie statement), het uitvoeren van cliënttevredenheidsonderzoeken (soms vragen wij mee te werken aan een cliënttevredenheidsonderzoek. Dat gebeurt door middel via een online vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig. Voorafgaand aan ieder cliënttevredenheidsonderzoek ontvangt u nadere informatie over de werkwijze en de manier waarop wij met de verkregen informatie omgaan), om onze website te verbeteren en te beveiligen, om gebruikersstatistieken op te stellen (de gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het clickgedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren), alsmede voor het uitvoeren van audits.
5. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Daarbij worden de volgende bewaartermijnen gehanteerd:
- persoonsgegevens ter verificatie van de identiteit van een cliënt of vertegenwoordiger: vijf jaar na het beëindigen van de relatie;
- cliëntendossiers: conform de wettelijke bewaartermijnen. Deze zijn afhankelijk van verschillende factoren, waaronder het soort zaak dat het betreft. In de regel worden dossiers bewaard tot vijf jaren nadat het dossier is gesloten.
- andere persoonsgegevens: deze worden in beginsel bewaard voor de duur van vijf jaar. Indien u uw toestemming heeft ingetrokken worden de gegevens eerder verwijderd.
Van deze termijnen kan worden afgeweken als wij in verband met wettelijke verplichtingen uw persoonsgegevens langer moeten bewaren.
6. Uw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen bij Eijer∙Jansen∙De Bluts Advocaten. Soms is het nodig persoonsgegevens te delen met derden, bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is bij de behandeling van een dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven. Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners inschakelen (verwerkers). Met deze verwerkers worden verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de eisen die wet daaraan stelt.
7. De dossiers die door onze advocaten worden behandeld, worden opgeslagen in de Europese Economische Ruimte (EER). De daarin opgenomen persoonsgegevens worden niet doorgegeven naar landen buiten de EER, tenzij dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering dan wel indien dit nodig is om support te leveren door de cloud leverancier (toegang).
8. Wij doen ons uiterste best om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen ter bescherming van verlies, misbruik en wijziging van uw persoonsgegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn. Wij hebben diverse maatregelen getroffen om de beschikbaarheid en continuïteit van onze systemen te garanderen.
- Uitsluitend apparaten die door ons worden beheerd hebben direct toegang tot onze systemen. Apparaten die niet door ons worden beheerd, hebben uitsluiten toegang tot onze systemen via een beveiligde verbinding, die is beveiligd met twee factor authenticatie.
- Ter beveiliging van onze laptops maken wij gebruik van encryptie. Op verzoek kan ook de gegevensuitwisseling met u met behulp van encryptie plaatsvinden.
- Onze systemen worden continu via monitoring door een gerenommeerde derde partij gecheckt op verdacht gedrag, waarbij wordt getest op zowel interne als externe kwetsbaarheden.
9. Op grond van de privacyregelgeving heeft u diverse rechten. U kunt ons verzoeken om:
- inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
- wijziging of aanvulling van uw persoonsgegevens, indien u van mening bent dat deze incompleet of inaccuraat zijn.
- het verwijderen van bepaalde persoonsgegevens.
- uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij.
10. Indien u vragen of opmerkingen heeft over de manier waarop met uw persoonsgegevens wordt omgegaan, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die op onze website staan vermeld.
(laatst gewijzigd op 29 september 2022)